Önkormányzati és kulturális osztály

Az Önkormányzati és kulturális osztály részletes feladat- és hatásköre
belső szervezeti egységenként:

a)    szervezési feladatok

• a Képviselő-testület és a bizottságok működésével kap­csolatos előkészítő, szervező, végrehajtó feladatok, ügyviteli teendők ellátása,
• a Képviselő-testület elé kerülő előterjesztések előzetes jogi kontrollja,
• önkormányzati rendeletek tervezetének előkészítése az ágazati osztállyal együtt,
• interpellációval, átruházott hatáskörben hozott döntéssel, lejárt határidejű határozatokkal kapcsolatos testületi előterjesztések elkészítése, a kapcsolódó szervezési feladatok lebonyolítása,
• a belső szervezeti egységek közötti koordinációs feladatok ellá­tása,
• a képviselők és bizottsági tagok, részönkormányzati tagok információval való ellátása. Ennek érdekében a két ülés között történt eseményekről szóló beszámoló testületi előterjesztésének elkészítése, 
• a nemzetiségi önkormányzatok működésével kapcsolatos előkészítő, szer­vező, végrehajtói feladatok, ügyviteli teendők ellátása,
• a civil szervezetekkel történő kapcsolattartás, együttműködés, a támogatásukra vonatkozó döntések előkészítése, a végrehajtás nyomon követése és az elszámoltatás; a városi civil fórum és a civil referens munkájának segítése,
• a bizottságok és a nemzetiségi önkormányzatok titkári teendőinek ellátása, a bizottság tájékoztatása az általa nyújtott támogatások elszámolásáról,
• az önkormányzati kitüntetések adományozásával kapcsolatos feladatok ellátása,
• a határozatok, rendeletek nyilvántartása, közzétételükkel, kihirdetésükkel kapcsolatos teendők ellátása, a módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt rendeletek elkészítése,
• a másodfokú hatósági ügyek képviselő-testületi döntésre való előkészítése,
• panaszos ügyek, közérdekű bejelentések intézése,
• a közérdekű adatszolgáltatással kapcsolatos feladatok ellátása,
• a cafetéria-ellátás biztosításával kapcsolatos ügyviteli feladatok ellátása: utalványok beszerzése, nyilvántartása, kiadása, Széchenyi Pihenő Kártyás feltöltések intézése,
• a szépkorúak köszöntésével kapcsolatos feladatok,
• a városi címer használatának engedélyezésével kapcsolatos feladatok,
• kapcsolattartás a Békés Megyei Kormányhivatallal, törvényességi észrevételek kivizsgálása, annak koordinálása,
• az alpolgármesteri és a jegyzői titkárságokon az ügyviteli, adminisztrációs, szervezési és koordinációs feladatatok ellátása,
• a hivatali mobil-telefon flottával kapcsolatos ügyviteli feladatok ellátása.

b)   Gyulavári Kihelyezett Ügyfélszolgálati Iroda feladatai

• az Irodára érkező ügyiratok kezelése, iktatása, irattározása, postai küldemények elkészítése,
• hagyatéki ügyben a leltár elkészítése, ingóság leltározása a helyszínen (kis­korú, gondnokolt esetében), a lakás hatósági lezárása in­dokolt esetben,
• az Iroda épületében tartott rendezvények megszervezésében segítségnyújtás, fogadóórák lebonyolításának biztosítása,
• napi kapcsolattartás, együttműködés a Polgármesteri Hivatal belső szervezeti egységeivel, a Gyulai Közüzemi Nonprofit Kft.-vel, eljárás, válaszadás az onnan kapott megkeresések ügyeiben, és a helyi lakosságot érintő ügyekben, szükség esetén helyszínelés, helyszíni intéz­kedés,
• közérdekű bejelentések, panaszok intézése, lakossági problémák, igények jelzése az illetékes szervek felé, városrészi közmű-meghibásodások bejelentése,
• kéthetente egy alkalommal ügyfélfogadás Dénesmajorban,
• a városrészi lakosság tájékoztatása, közérdekű közlemények közzététele.

c)      városmarketing referensi és kulturális feladatok

• az ágazati törvényekből adódó fenntartói és törvényességi feladatok ellátása,
• az ágazati koncepciók előkészítése, a végrehajtásukban való közreműködés, az abban foglaltak teljesülésének nyomon követése,
• koordináció, kapcsolattartás a kulturális intézményekkel (Mogyoróssy János Városi Könyvtár, Gyulai Várszínház Nonprofit Kft.), valamint az Erkel Ferenc Kulturális Központ és Múzeum Nonprofit Kft-vel,
• a kulturális, közművelődési tevékenységgel kapcsolatos feladatok ellátása, rendezvények, városi ünnepségek szervezése és az ehhez tartozó szakfeladatok gazdálkodásának koordinálása,
• éves ellenőrzési terv szerinti szakmai ellenőrzések végzése az önkormányzati fenntartású ágazati intézményeknél, és gazdasági társaságoknál,
• az ágazati intézmények működésével kapcsolatos testületi előterjesztések készítése, koordinálása, az ágazatra vonatkozó testületi döntések végrehajtásának felügyelete,
• a jogszabályban meghatározott intézményi statisztikai adatok gyűjtése,
• városi rendezvények támogatására vonatkozó döntések előkészítése, a végrehajtás nyomon követése, elszámoltatás, a döntéshozók tájékoztatása a támogatások elszámolásáról,
• együttműködés a városi rendezvények programtervének kialakításában, egyeztetés a szervezőkkel,
• a városi nyugdíjas napi ünnepség és a nyugdíjasok karácsonyi ünnepségének szervezése, valamint a Kiváló Diákok köszöntése,
• az Idősügyi Tanáccsal kapcsolatos feladatok ellátása, különös tekintettel az ülések, rendezvények szervezésére, lebonyolítására,
• a Helyi Értéktár Bizottság működésével kapcsolatos előkészítő, szervező és végrehajtói feladatok ellátása,
• a www.gyulaanno.hu honlap üzemeltetése, karbantartása, a tartalomhoz kapcsolódó fotók és dokumentumok gyűjtése,
• a Három Város (Debrecen – Balatonfüred – Gyula) együttműködésének koordinálása
• a városmarketing referens hatáskörébe tartozó városmarketing kiadványok szerkesztése és elkészítése, az önkormányzat által megjelentetni kívánt egyéb időszaki kiadványokat, tájékoztató anyagokat lektorálása,
• a városmarketing információs rendszert kialakítása és működtetése,
• kapcsolatkiépítés és kapcsolatfenntartás szakmai szervezetekkel és városi civil szervezetekkel, vállalkozásokkal,
• folyamatosan információgyűjtés a városmarketing tevékenység ellátásához, az információk rendszerezése és igény szerinti tájékoztatást nyújtása a városvezetés felkérésére a lakosság, a vállalkozók, intézmények és az egyéb szereplők részére,
• szoros kapcsolatot kialakítása a Polgármesteri Hivatal és az önkormányzat más intézményeivel, gazdasági társaságaival,
• az önkormányzat arculatának kialakításával kapcsolatos feladatok (éves terv elkészítése, kapcsolattartás, rendezvények szervezése) ellátása,
• nemzetközi és testvérvárosi kapcsolatokkal összefüggő feladatok ellátása.

d)     sportügyi és köznevelési feladatok

• az ágazati törvényekből adódó fenntartói és törvényességi feladatok ellátása,
• az ágazati koncepciók előkészítése, a végrehajtásukban való közreműködés, az abban foglaltak teljesülésének nyomon követése,
• kapcsolattartás a Gyulasport Nonprofit Kft-vel, valamint a NKft. szakmai tevékenységének felügyelete,
• sportszervezetek támogatására vonatkozó döntések előkészítése, a végrehajtás nyomon követése, elszámoltatás, a döntéshozók tájékoztatása a támogatások elszámolásáról,
• köznevelési (oktatási) intézményekkel kapcsolatos, jegyzői hatáskörbe tartozó feladatok ellátása,
• köznevelési (oktatási) intézményekkel kapcsolatos, önkormányzati hatáskörbe tartozó ügyek intézése, döntésre való előkészítése,
• kapcsolattartás az önkormányzati fenntartású óvodákkal; szakmai felügyelet, ellenőrzés, ezen intézményekkel kapcsolatos jegyzői illetve önkormányzati döntések előkészítése,
• kapcsolattartás a városi, állami és egyházi fenntartásban lévő köznevelési intézményekkel, a köznevelési kerekasztal működtetése,
• a városi ösztöndíj-rendszerrel kapcsolatos pályáztatási és döntés-előkészítő feladatok ellátása.

e)      gondnoksági és informatikai feladatok

• a Városháza épületének, a Gyulavári Kihelyezett ügyfélszolgálati Iroda épületének, és az önkormányzat Vendégházának üzemeltetése,
• a Polgármesteri Hivatal gépjárműveinek üzemeltetése,
• a Városháza épületében melegítő-konyha működtetése,
• a portaszolgálat, a karbantartó és a takarító munkák ellenőrzése,
• a képviselő-testületi, bizottsági és részönkormányzati ülések, egyéb rendezvények technikai feltét­eleinek biztosítása,
• az üzemeltetéssel kapcsolatos ügyviteli, karbantartási feladatok végrehaj­tása, kis értékű tárgyi eszközök beszerzése, a kifi­zetések teljesítése és elszámolása,
• az önkormányzat és intézményeinél felmerülő vagyonbiztosítási ügyek inté­zése,
• a szigorú számadású nyomtatványok beszerzése, készletezése, nyilvántar­tása,
• a Polgármesteri Hivatal tulajdonában lévő tárgyi eszközök selejtezése, leltározásban való közreműködés,
• hirdetmények kifüggesztése,
• bélyegzők nyilvántartásának vezetése,
• az üzemeltetett épületek, illetve a Polgármesteri Hivatal vonatkozásában jelentkező munka- és tűzvédelmi feladatok koordinálása,
• a telefonközpont és a telefonkészülékek üzemeltetésével kapcsolatos feladatok ellátása,
• a reprezentációs kiadásokkal kapcsolatos ügyintézés,
• a városi zászlózási tevékenység ellenőrzése,
• a Városháza épületének takarítása,
• számítástechnikai feladatok ellátása,
• hardver- és szoftverüzemeltetés,
• szakrendszerek frissítésében közreműködés,
• számítógépes hálózat, levelező rendszer, adatmentési rendszer, vírusvédelmi rendszer üzemeltetése, karbantartása,
• adatvédelmi feladatok ellátása,
• az önkormányzati intézmények informatikai fejlesztéseihez tanácsadás, segítségnyújtás az informatikai rendszerek üzemeltetéséhez, karbantartásához, a meghibásodások kiküszöböléséhez,
• közreműködés a meglévő térinformatikai adatbázis karbantartásában és továbbfejlesztésében,
• közreműködés a városi honlap karbantartásában és fejlesztésében,
• nyomtatóhálózat üzemeltetése,
• rendezvények informatikai hátterének biztosítása,
• az információ-biztonsági feladatok elvégzése, koordinálása.