Önkormányzati és kulturális osztály

Az Önkormányzati és kulturális osztály részletes feladat- és hatásköre
belső szervezeti egységenként:

a)    szervezési feladatok

1. a Képviselő-testület és a bizottságok működésével kap­csolatos előkészítő, szervező, végrehajtó feladatok, ügyviteli teendők ellátása,
   
   
2. a Képviselő-testület elé kerülő előterjesztések előzetes jogi kontrollja,
   
   
3. önkormányzati rendeletek tervezetének előkészítése az ágazati osztállyal együtt,
   
   
4. interpellációval, átruházott hatáskörben hozott döntéssel, lejárt határidejű határozatokkal kapcsolatos testületi előterjesztések elkészítése, a kapcsolódó szervezési feladatok lebonyolítása,
   
   
5. a belső szervezeti egységek közötti koordinációs feladatok ellá­tása,
   
   
6. a képviselők és bizottsági tagok, részönkormányzati tagok információval való ellátása. Ennek érdekében a két ülés között történt eseményekről szóló beszámoló testületi előterjesztésének          elkészítése,
    
7. a nemzetiségi önkormányzatok működésével kapcsolatos előkészítő, szer­vező, végrehajtói feladatok, ügyviteli teendők ellátása,
   
   
8. a civil szervezetekkel történő kapcsolattartás, együttműködés, a támogatásukra vonatkozó döntések előkészítése, a végrehajtás nyomon követése és az elszámoltatás; a városi civil fórum            és a civil referens munkájának segítése,
   
   
9. a bizottságok és a nemzetiségi önkormányzatok titkári teendőinek ellátása, a bizottság tájékoztatása az általa nyújtott támogatások elszámolásáról,
   
   
10. az önkormányzati kitüntetések adományozásával kapcsolatos feladatok ellátása,
    
    
11. a határozatok, rendeletek nyilvántartása, közzétételükkel, kihirdetésükkel kapcsolatos teendők ellátása, a módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt rendeletek elkészítése,
    
    
12. a másodfokú hatósági ügyek képviselő-testületi döntésre való előkészítése,
    
    
13. panaszos ügyek, közérdekű bejelentések intézése,
    
    
14. a közérdekű adatszolgáltatással kapcsolatos feladatok ellátása,
    
    
15. a cafetéria-ellátás biztosításával kapcsolatos ügyviteli feladatok ellátása: utalványok beszerzése, nyilvántartása, kiadása, Széchenyi Pihenő Kártyás feltöltések intézése,
    
    
16. a szépkorúak köszöntésével kapcsolatos feladatok,
    
    
17. a városi címer használatának engedélyezésével kapcsolatos feladatok,
    
    
18. kapcsolattartás a Békés Megyei Kormányhivatallal, törvényességi észrevételek kivizsgálása, annak koordinálása,
    
    
19. az alpolgármesteri és a jegyzői titkárságokon az ügyviteli, adminisztrációs, szervezési és koordinációs feladatatok ellátása,
    
    
20. a hivatali mobil-telefon flottával kapcsolatos ügyviteli feladatok ellátása.

b)   Gyulavári Kihelyezett Ügyfélszolgálati Iroda feladatai

1. az Irodára érkező ügyiratok kezelése, iktatása, irattározása, postai küldemények elkészítése,
   
   
2. hagyatéki ügyben a leltár elkészítése, ingóság leltározása a helyszínen (kis­korú, gondnokolt esetében), a lakás hatósági lezárása in­dokolt esetben,
   
   
3. az Iroda épületében tartott rendezvények megszervezésében segítségnyújtás, fogadóórák lebonyolításának biztosítása,
   
   
4. napi kapcsolattartás, együttműködés a Polgármesteri Hivatal belső szervezeti egységeivel, a Gyulai Közüzemi Nonprofit Kft.-vel, eljárás, válaszadás az onnan kapott megkeresések                      ügyeiben, és a helyi lakosságot érintő ügyekben, szükség esetén helyszínelés, helyszíni intéz­kedés,
   
   
5. közérdekű bejelentések, panaszok intézése, lakossági problémák, igények jelzése az illetékes szervek felé, városrészi közmű-meghibásodások bejelentése,
   
   
6. kéthetente egy alkalommal ügyfélfogadás Dénesmajorban,
   
   
7. a városrészi lakosság tájékoztatása, közérdekű közlemények közzététele.

c)    kulturális feladatok

1. az ágazati törvényekből adódó fenntartói és törvényességi feladatok ellátása,
   
   
2. az ágazati koncepciók előkészítése, a végrehajtásukban való közreműködés, az abban foglaltak teljesülésének nyomon követése,
   
   
3. koordináció, kapcsolattartás a kulturális intézményekkel (Könyvtár, Várszínház), valamint a Gyulai Kulturális és Rendezvényszervező Nonprofit Kft-vel,
   
   
4. a kulturális, közművelődési tevékenységgel kapcsolatos feladatok ellátása, rendezvények, városi ünnepségek szervezése és az ehhez tartozó szakfeladatok gazdálkodásának koordinálása,
   
   
5. éves ellenőrzési terv szerinti szakmai ellenőrzések végzése az önkormányzati fenntartású ágazati intézményeknél, és gazdasági társaságoknál,
   
   
6. az ágazati intézmények működésével kapcsolatos testületi előterjesztések készítése, koordinálása, az ágazatra vonatkozó testületi döntések végrehajtásának felügyelete,
   
   
7. a jogszabályban meghatározott intézményi statisztikai adatok gyűjtése,
   
   
8. városi rendezvények támogatására vonatkozó döntések előkészítése, a végrehajtás nyomon követése, elszámoltatás, a döntéshozók tájékoztatása a támogatások elszámolásáról,
   
   
9. együttműködés a városi rendezvények programtervének kialakításában, egyeztetés a szervezőkkel,
11. a városi nyugdíjas napi ünnepség és a nyugdíjasok karácsonyi ünnepségének szervezése, valamint a Kiváló Diákok köszöntése,
    
    
12. az Idősügyi Tanáccsal kapcsolatos feladatok ellátása, különös tekintettel az ülések, rendezvények szervezésére, lebonyolítására,
    
    
13. a Helyi Értéktár Bizottság működésével kapcsolatos előkészítő, szervező és végrehajtói feladatok ellátása,
    
    
14. a www.gyulaanno.hu honlap üzemeltetése, karbantartása, a tartalomhoz kapcsolódó fotók és dokumentumok gyűjtése,
    
    
15. a Három Város (Debrecen – Balatonfüred – Gyula) együttműködésének koordinálása.

d)    sportügyi és köznevelési feladatok

1. az ágazati törvényekből adódó fenntartói és törvényességi feladatok ellátása,
   
   
2. az ágazati koncepciók előkészítése, a végrehajtásukban való közreműködés, az abban foglaltak teljesülésének nyomon követése,
   
   
3. kapcsolattartás a Gyulasport Nonprofit Kft-vel, valamint a NKft. szakmai tevékenységének felügyelete,
   
   
4. sportszervezetek támogatására vonatkozó döntések előkészítése, a végrehajtás nyomon követése, elszámoltatás, a döntéshozók tájékoztatása a támogatások                            elszámolásáról,
   
   
5. köznevelési (oktatási) intézményekkel kapcsolatos, jegyzői hatáskörbe tartozó feladatok ellátása,
   
   
6. köznevelési (oktatási) intézményekkel kapcsolatos, önkormányzati hatáskörbe tartozó ügyek intézése, döntésre való előkészítése,
   
   
7. kapcsolattartás az önkormányzati fenntartású óvodákkal; szakmai felügyelet, ellenőrzés, ezen intézményekkel kapcsolatos jegyzői illetve önkormányzati döntések                    előkészítése,
   
   
8. kapcsolattartás a városi, állami és egyházi fenntartásban lévő köznevelési intézményekkel, a köznevelési kerekasztal működtetése,
   
   
9. a városi ösztöndíj-rendszerrel kapcsolatos pályáztatási és döntés-előkészítő feladatok ellátása.

e)      gondnoksági és informatikai feladatok

1. a Városháza épületének, a Gyulavári Kihelyezett ügyfélszolgálati Iroda épületének, és az önkormányzat Vendégházának üzemeltetése,
   
   
2. a Polgármesteri Hivatal gépjárműveinek üzemeltetése,
   
   
3. a Városháza épületében melegítő-konyha működtetése,
   
   
4. a portaszolgálat, a karbantartó és a takarító munkák ellenőrzése,
   
   
5. a képviselő-testületi, bizottsági és részönkormányzati ülések, egyéb rendezvények technikai feltét­eleinek biztosítása,
   
   
6. az üzemeltetéssel kapcsolatos ügyviteli, karbantartási feladatok végrehaj­tása, kis értékű tárgyi eszközök beszerzése, a kifi­zetések teljesítése és elszámolása,
   
   
7. az önkormányzat és intézményeinél felmerülő vagyonbiztosítási ügyek inté­zése,
   
   
8. a szigorú számadású nyomtatványok beszerzése, készletezése, nyilvántar­tása,
   
   
9. a Polgármesteri Hivatal tulajdonában lévő tárgyi eszközök selejtezése, leltározásban való közreműködés,
   
   
10. hirdetmények kifüggesztése,
    
    
11. bélyegzők nyilvántartásának vezetése,
    
    
12. az üzemeltetett épületek, illetve a Polgármesteri Hivatal vonatkozásában jelentkező munka- és tűzvédelmi feladatok koordinálása,
    
    
13. a telefonközpont és a telefonkészülékek üzemeltetésével kapcsolatos feladatok ellátása,
    
    
14. a reprezentációs kiadásokkal kapcsolatos ügyintézés,
    
    
15. a városi zászlózási tevékenység ellenőrzése,
    
    
16. a Városháza épületének takarítása,
    
    
17. számítástechnikai feladatok ellátása,
    
    
18. hardver- és szoftverüzemeltetés,
    
    
19. szakrendszerek frissítésében közreműködés,
    
    
20. számítógépes hálózat, levelező rendszer, adatmentési rendszer, vírusvédelmi rendszer üzemeltetése, karbantartása,
    
    
21. adatvédelmi feladatok ellátása,
    
    
22. az önkormányzati intézmények informatikai fejlesztéseihez tanácsadás, segítségnyújtás az informatikai rendszerek üzemeltetéséhez, karbantartásához, a meghibásodások kiküszöböléséhez,
    
    
23. közreműködés a meglévő térinformatikai adatbázis karbantartásában és továbbfejlesztésében,
    
    
24. közreműködés a városi honlap karbantartásában és fejlesztésében,
    
    
25. nyomtatóhálózat üzemeltetése,
    
    
26. rendezvények informatikai hátterének biztosítása,
    
    
27. az információ-biztonsági feladatok elvégzése, koordinálása.